会议组织
会议组织
会议仅仅是一种提高项目沟通效率的方式，并非所有的项目、所有的活动都需要会议沟通才能达到目的。但用会议来组织沟通，可以显得更正式、更有约束力。
解决问题不一定要开会。有些问题涉及利益，开多少会都是没有结果的，开会开多久都无法达成一致。
开会不一定要有结果。有时候就是为了在推行领导意志之前，可以自豪地说：这个事情还是经过开会反复讨论过的。通过会议这个形式，可以公开促使大家表态，或者默不作声。即使有反对声音，只要控制在一定范围内，这个会议都可以开。
开会也不一定要简短。有些问题很难达成一致，但作为一个组织，必须高度一致，可以开封闭会，直到所有人都统一认识、谈清楚为止。
开会不一定要通知相关人到场。既然意见不统一，那就让意见统一的人一起开一次会，同样可以是集体决策。
会议是达到目的的一种手段。既然有时候很难让所有人都达成一致，与其把所有人都组织在一起浪费时间、反复沟通，还不如让会议成为服务于公司政治的工具。
开会也不一定都形成备忘录。有些事情可以讨论，但不可以记录；有些事情可以达不成一致，但不一定要记录。特别是商务上的很多事情，交代了去做就好。
项目过程中必须召开的会议有两类：
- 项目例会：
即以时间为控制点召开的会议。目的是让客户企业项目组和我方公司项目组经常有机会就项目进展进行沟通，落实双方配合事宜。
应该在项目启动阶段就和客户约定好，可以低频率召开，甚至没有固定召开频率。但是无论和客户关系有多好，也要坚持开几次例会，而且一定要坚持把例会结论形成文档，汇报给高层分管领导，让领导知道项目组经常在一起沟通，以及项目进展的具体情况。
项目例会一般由我方项目经理和客户企业的项目经理沟通后共同发起，主要是项目组成员参加即可。核心是了解项目进度与计划的差距、造成进度不一致的原因，以及需要排除的风险。
结束后应该有清晰的会议备忘录，对前一阶段工作和后一阶段计划有明确的文字意见，尽量就事论事，简洁明快。
- 项目管理会：
即以某个事件（项目有比较重要的里程碑完成时、项目过程中有重要的文档需要评审时，或项目中出现紧急状况时）为控制点召开的会议。可以由一方发起，经另一方沟通后召开。
参加对象根据会议主题可大可小。有的会议一次达不成一致，就反复沟通几次。会议以质量为导向，不要贪图快，就放议题过关。
无论是哪种会议，总体流程都是一样的：
- 确定会议目标：
会议准备实现什么目标？要是不开行不行？什么时候结束？怎样开才算成功或失败？
- 提前沟通议题：
特别是重要的项目管理会，目标确定后，要提前和双方核心与会人员沟通，让对方提前了解我方设想的会议目标，看有没有调整的必要。具体工作细分到个人或部门，会议前后逐项检查。
- 设计议程：
议程不能太简单、太模糊。如果要邀请领导或业务部门主管，一定要借征求议程的机会了解他们的想法，确保正式会议时可以让他们支持项目推动。
在重大会议召开之前，要先安排一次小组碰头会议，检查工作是否有疏漏及进展情况。会议召开前一天，召集所有核心人员集中开会，强调会议事项，确保每个人都清楚各自职责。
在确定会议前、确定会议时间前，先确定会议中最有威望的人可以赶来的时间，然后和其他人对时间，并尽量说服他们迁就最高层的时间。
- 准备材料：
不论是电子材料还是纸质材料，都需要从头至尾翻阅或演示一遍，重点核查内容有无重大差错，内容分类或逻辑结构是否合理，是否是最新版本等。
- 发布会议通知：
对于已经程序化的项目例会，可以从口头、电话通知落实。对于项目管理会，要让大家重视并准时到会，可以考虑请企业主管部门发一个正式通知，彰显重要度，也可以促进大家提前准备与会内容。
完整的会议通知内容要包括会议时间、会议地点、与会人员、会议主持人、会议议程、相关与会前提交的附件清单、纪律要求。当然，这些内容都可以根据企业的重视程度进行删减。
- 会议开始与结束：
正式会议开始时，要确保会议预定的会议室没有其他人员占用。关键与会人员提前再通知一次，避免会议有人迟到。确保需要打印出来的材料已经打印出来，且份数足够。告知会议领导和与会人员本次会议的目的，会议时间不要太长，减少过程中的废话。
会议结束后整理会议纪要，对达成的意见进行记录。