监控
监控
任何可以改变的事，不到最后一刻，永远都会有变数。高效的项目经理会定期监控项目进展，防止其陷入混乱。
监管和控制的关键在于预见性。除了监管已经设立的流程和体系，还应该做好应对变化的准备。虽然不能完全避免变化的发生，但是可以将它控制在合理的范围之内。
监管和控制会贯穿项目的每一个阶段。
可以使用的第一个工具是散点图。散点图常见作用是寻找两个数据之间的关系。在散点图里，所有数据点的分布越靠近某条斜线，两个变量之间的关系就越密切。
使用步骤如下：
-
首先定义理论关系，识别出要分析的两个变量。
-
然后收集样本数据，必须基于充足的数据来做分析。如果数据太少，就可能会因为数据之间的耦合关系而得出错误结论。
-
然后在直角坐标系中绘制散点图。
-
最后分析数据。
可以使用的第二个数据是帕累托图。
帕累托图基于帕累托法则，即影响结果的要素有两种类型：
-
多数，只能造成次要影响。
-
少数，造成主要、重大影响。
帕累托图除了有助于在很多潜在机会中识别出最大改进机会，还可以在全部问题原因中识别出影响最大的少量原因及关键原因。
图里应该显示的重要信息有三个：
-
数据由左至右按降序排列的条形。
-
各要素按百分比比例累计的曲线。
-
占比 80% 的水平线。
步骤如下：
-
收集数据。
-
按降序排列数据，计算占比和累计百分比。
-
绘图：右侧是累计百分比坐标轴，与左侧纵坐标轴相对应；累计百分比曲线置于条形数据上方，并增加一条 80% 的水平线。
-
解读：排在最左边的条形显示出最大的改进机会，代表导致最多缺陷或错误的原因。80% 水平线与累计曲线交叉点左侧的要素，是需要重点解决的问题。
当问题的成本远比问题的数量更重要时，绘制帕累托图就要基于问题的成本，而不是数量。
第三个可用工具是权力利益方格。编写步骤如下：
-
收集相关人员的个人资料，包括姓名、存储单位、职务等。
-
评估每个人对项目的期望和态度。
-
确定每个人权力和利益相关程度的分值，分值要有规定的范围。
-
分析每一个人的影响，按照权力和利益两个维度制作平面直角坐标系，并划分出四个象限：高权力、高利益相关（第一象限）；高权力、低利益相关（第二象限）；低权力、低利益相关（第三象限）；低权力、高利益相关（第四象限）。
-
基于每个人的位置来制定管理策略：不间断地管理第一象限的人，尽可能使其成为项目的支持者，促使项目成功；务必小心地管理第二象限的人，不要使他们成为项目的反对者；尽可能花费较少的时间管理第三象限的人，监督其对项目的影响即可；倾听第四象限的人，他们对项目非常感兴趣，能够提供有用信息；在任何情况下，应时刻保持对每个人地位和态度的关注，根据实际情况及时调整和更新。
整个项目周期里必须实时更新权力利益方格，确保管理策略有效。但权力利益方格本身可能比较敏感，不宜纳入公开文件。