文档管理

撰写工作备忘录的目的有三个：

用书面形式使自己完成的工作成果得到认可，让客户肯定公司在项目上的进展和努力；给项目阶段工作做正面评价，为项目整体目标推进提前铺垫；一些重要的项目目标约定或验收意见，还可以单独写备忘录，在最终验收时作为参考依据。
约定下一阶段的双方工作安排，以推动事情继续前进。尤其要注意，约定的工作一定要在下次工作计划中得到体现。在后续工作中，要尽量严格按照备忘录设计自己的工作计划，同时了解客户企业项目组约定的工作进展情况。如果客户企业项目组的配合方面出现了问题，要在下次备忘录里明确指出责任承担方，给客户形成一定压力，从而更好地推动项目前进。
让客户通过备忘录看到自己公司做事的规范性和项目过程中计划的承接性。

如果在一次现场工作里花费了较长时间，或是在一些关键问题上获得了约定，无论客户是否要求，都应该要求团队必须编制备忘录。

备忘录里要详细描述自己所做工作的细节，细节越详细越好，让自己与客户的项目组彼此认可工作内容和质量，而且对服务工作量形成一个客观评估。但是具体写什么细节，要看写备忘录的目的是什么。

备忘录里必须注明现场工作天数，并按时间段写清楚工作内容性质和时间跨度。

备忘录里要先简要汇报阶段工作内容，并用积极肯定的文字给自己前一段工作做出正面结论。应该通过合作写备忘录的方式，让客户养成不断肯定、不断投入的工作状态，项目才会进入良性循环。

工作目录里要把工作进展变成客户团队的工作成果，备忘录要坚持汇报给上级领导。无论在何种情况下，备忘录都不能写入不真实信息，企图蒙混客户领导凑进展。

每次备忘录要先和客户口头交流认可后，再打印签字，不要自作主张，写好了再给客户签字。前后备忘录之间要注意形成呼应，也就是上一次约定什么工作，这次是否完成？完成的质量如何？如果没有完成，是什么原因造成的？是否纳入下一次解决的内容？

实施顾问最好每天都做详细的工作记录。编制完成的备忘录要让客户感受到本次现场工作时间紧凑、内容丰富、层次清晰，让客户对实施团队的工作素质形成良好的印象。

作为项目经理，要坚持写工作周记和日记，对项目的执行情况进行总结和记录。

除了工作目录外，还会有很多文档出现在项目中。这就要求建立统一的文档分类体系，所有项目组成员都依据统一分类，建立文档分类规范、文件命名规范、文件版本变更规范和文件归档规范。

一般依据项目阶段来划分归档目录，然后在每大类中再根据具体工作任务类型进行分类管理。具体如何组织，需要根据项目复杂程度和管理习惯来确定。

统一原则是在团队内使用统一的管理习惯，文件组织方式要能方便团队成员追踪整个项目进展。

把项目阶段性过程，以及每个阶段需要输入、输出、提交的文档类型和模板约定好；每个阶段的文档前后衔接，有输入、有输出，输入输出格式统一规范。